Mailtriage
Omschrijving
Probleem
Een gedeelde inbox krijgt mails van uiteenlopend soort: vragen, klachten, offerteaanvragen, facturen en reclame. Iemand moet ze allemaal lezen, sorteren en doorsturen voordat het eigenlijke werk begint. Dat kost elke dag tijd en dringende mails blijven soms liggen.
Oplossing
Een AI-toepassing die elke binnenkomende mail leest, de soort en de urgentie bepaalt, de mail bij de juiste persoon of het juiste team neerlegt en op verzoek een concept-antwoord klaarzet. Een medewerker leest en verstuurt het antwoord altijd zelf.
Verwacht effect
Minder tijd kwijt aan sorteren, snellere doorstroom van dringende mails en een inbox die voor het team overzichtelijker is. Het effect is kwalitatief; meet het zelf, bijvoorbeeld de tijd tot de eerste reactie.
Geschikt voor
- Sector
- Alle sectoren
- Afdeling
- Klantenservice
Wat zit erin
- Bepaal welke inboxKies één gedeelde inbox om mee te beginnen.
- Leg de categorieën vastBepaal een korte lijst soorten mail, bijvoorbeeld vraag, klacht, offerte, factuur en overig.
- Bepaal wie wat oppaktKoppel elke categorie aan een persoon of team en leg vast wat urgent is.
- Verzamel voorbeeldenNeem een paar tientallen echte mails mee en label ze met de juiste categorie.
- Kies de manier van uitvoerenGebruik de mogelijkheden van je mailomgeving of laat een partner de koppeling inrichten.
- Test naast het handwerkLaat de toepassing een week meelopen en vergelijk met hoe het team sorteert.
- Laat altijd een mens versturenZet concept-antwoorden klaar, maar verstuur nooit automatisch.
- Evalueer en pas aanKijk welke mails verkeerd terechtkwamen en scherp de categorieën aan.
- Benodigde data
- Benodigde tools
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Soort systeem
- E-mailprogramma
- Impact
- Midden
- Haalbaarheid
- Hoog
Impact en haalbaarheid wegen mee, maar beslissen niet. Jij bepaalt of en wanneer je met dit sjabloon begint.